Finanzdienstleistungsriese senkt Kosten durch die Umwandlung von 236 Softwareverträgen in einen Unternehmensvertrag

Summary

A large global financial services provider already knew the value of NTT DATA and Cisco together when they approached us with an important question: could we give them one contract to manage all their software licenses with a single end date? NTT DATA put together an enterprise agreement that eliminated the complexity of managing multiple licenses with different end dates, mitigated the risk of licenses mitigating the risk of unforeseen expiry, ensuring efficient utilization and reducing their direct costs by USD 1.7 million a year.

A simplified way to manage multi-technology licensing

With operations and offices spread over 18 countries and 20 different businesses, our client offers financial services that handle the complexities of local legislation and changing financial markets. The scope of their operations was reflected in the 236 software licensing contracts associated with their corporate infrastructure. And each contract had a different end date.

Managing these contracts added another layer of complexity and administration to their operations. It also introduced the risks of licenses quietly expiring without being renewed, and unnecessary expenditure on licenses that were not being used.

They wanted a single agreement with a single end date to manage all their software licenses around the world. A five-year Enterprise Agreement would enable them to consolidate all of their licensing contracts to reduce complexity and control cost. While they wanted a single Enterprise Agreement, they also needed to be able to charge each global business unit for utilization.

Entwicklung einer Lösung durch Zusammenarbeit

Im Laufe der Zeit hat dieser globale Finanzdienstleister eine starke Beziehung zu NTT DATA und Cisco aufgebaut. Dies bedeutete, dass wir bereits Einblicke in den Ansatz und die Ziele des Unternehmens in seinem globalen Geschäft hatten. Durch kollaborative Gespräche mit dem IT-Team des Kunden haben wir ein tieferes Verständnis seiner Ziele und seines Lizenzumfangs gewonnen, sodass wir seine Lizenzressourcen in einem einzigen Unternehmensvertrag konsolidieren konnten. Der Vertrag ermöglichte es uns, zusätzliche Funktionen anzupassen, um ihm das Lizenzlebenszyklus-Management zu erleichtern.

Das Ergebnis war ein Unternehmensvertrag mit Softwareanalysen von NTT DATA, die einen Vergleich zwischen den Ausgaben im Rahmen des Unternehmensvertrags und für die individuelle Bezahlung der Softwarelizenzen ermöglichtet sowie die Investitionsrendite und den Lebenszykluswert demonstrierte. Durch den Vergleich von Berechtigungen mit dem tatsächlichen Verbrauch wird das Risiko mit der „True Forward“-Funktion von Cisco gemindert und eine vorhersehbare Budgetierung und Lizenznutzung ermöglicht.

Die bereitgestellten Analysen ermöglichten es unserem Kunden, einzelne Unternehmen basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch genau zu belasten und Nutzungseinblicke für erhöhte Effizienz zu gewinnen.

Durch die enge Zusammenarbeit konnten NTT DATA und Cisco den Unternehmensvertrag in nur sechs Monaten zusammenstellen. Die beiden Teams arbeiteten zusammen, um die bis dahin separat bearbeiteten Lizenzen zu konsolidieren, und gaben unserem Kunden zudem die Möglichkeit, Beschaffung und Betrieb durch eine Cisco-Lizenzierung bei einem einzigen Anbieter zu vereinfachen.

Ein verwalteter Softwarelizenz-Lebenszyklus vereinfacht den Beschaffungsprozess und ermöglicht eine flexible Bereitstellung sowohl über die Cloud als auch über lokale Netzwerke. Mit dieser agilen Lösung können Nutzer sofort auf neue Funktionen zugreifen. Dadurch können Unternehmen neue Software schnell bereitstellen. Sie können auch Lizenzen beim Offboarding und Onboarding neuer Mitarbeiter übertragen.

Partnerschaft sorgt für Unternehmensvertrag in Rekordzeit

Die enge Beziehung zwischen dem Finanzdienstleister, NTT DATA und Cisco hat dazu beigetragen, den Unternehmensvertrag mit fünfjähriger Laufzeit zu bewerten, zu formulieren und zu unterzeichnen. Jetzt regelt ein Vertrag alle Softwarelizenzen und ermöglicht es dem Finanzdienstleister, die Kosten für die von ihm verwendeten Lizenzen genau zu verfolgen und den regionalen Büros zuzuordnen.

Kosteneinsparungen

Der Unternehmensvertrag reduziert die direkten Kosten durch verbrauchsbasierte Abrechnung um 1,7 Mio. USD pro Jahr. Er verringert zudem die Komplexität der IT-Beschaffung und des IT-Betriebs mit einer vereinfachten einzigen globalen Schnittstelle und einem vereinfachten Vertrag

Risikovermeidung und -minderung

Besitzt ein Unternehmen mehrere Verträge mit unterschiedlichen Ablaufdaten, so birgt dies das Risiko, dass Lizenzen unbemerkt ablaufen und nur entdeckt werden, wenn ein geschäftliche Anforderungen an der Software besteht, der sich auf die Verfügbarkeit und Leistung der Infrastruktur auswirken könnte. Ein einziger Unternehmensvertrag mindert dieses Risiko. Sollte unser Kunde dennoch auf Schwierigkeiten stoßen, kann er auf ein engagiertes Support-Team zurückgreifen, das sich um seine Anforderungen kümmert.

Vereinfachung der Komplexität

Den Unternehmensvertrag zu erstellen, zu skalieren und zu gewährleisten, dass er alle Geschäftsanforderungen erfüllte, war eine komplexe Aufgabe. Mit nur einem Vertrag, der die Skalierbarkeit, Vereinfachung, Risikominderung und finanzielle Vorhersehbarkeit ermöglicht, die das Unternehmen benötigt, wird das Lizenzmanagement sehr viel einfacher.