Datenschutzerklärung für Bewerber

1. Einführung

NTT Ltd und seine direkten und indirekten verbundenen Unternehmen und Tochtergesellschaften (gemeinsam: „NTT Ltd“, „uns“ und „wir“) verstehen die Bedeutung des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten, d. h. aller Informationen, die Sie als Einzelperson identifizieren oder die sich auf Sie als identifizierbare Einzelperson beziehen.

Diese Datenschutzerklärung für Bewerber beschreibt, wie NTT Ltd Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess und diesbezüglichen NTT Ltd.-Programmen erhebt und nutzt und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.

2. Personenbezogene Daten, die wir sammeln

Wir erheben im Allgemeinen personenbezogene Daten von Ihnen direkt, wenn Sie sich über uns für eine Stelle bei uns oder bei unseren verbundenen Unternehmen oder Tochtergesellschaften bewerben. Wir können jedoch auch personenbezogene Daten über Sie von Dritten, einschließlich externen Recruitern, Interviewern, früheren Arbeitgebern, Ihren Referenzen und Anbietern von Hintergrundprüfungen für Beschäftigungsverhältnisse sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Welche Arten personenbezogener Daten wir über Sie erfassen und wie diese personenbezogenen Daten erhoben und abgerufen werden, hängt von den Datenschutzgesetzen des Landes ab, in dem die Stelle, für die Sie sich bewerben, lokalisiert ist.

Zu den personenbezogenen Daten, die wir während des Rekrutierungsprozesses direkt oder indirekt erfassen können, gehören:

• Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Postanschrift;
• Ihr Lebenslauf und alle Unterlagen, die Sie zur Unterstützung Ihrer Bewerbung oder im Rahmen des Rekrutierungsprozesses vorlegen;
• Angaben, die Sie über unsere Websites (einschließlich der Websites unserer Partner- und/oder Tochtergesellschaften) oder über die Websites für Jobsuchende und von Personalvermittlern (die „Websites“) übermitteln, z. B. wenn Sie nach Stellen suchen, ein Profil erstellen oder sich für Jobbenachrichtigungen registrieren;
• Informationen über die derzeitige und frühere Beschäftigung (einschließlich Gehalt, Prämien und Sozialleistungen);
• Informationen, die Sie von Ihren Referenzgebern und/oder Ihren früheren Arbeitgebern erhalten haben;
• Bildungsabschlüsse und Leistungen;
• Ergebnisse von Tests vor der Einstellung, wie z. B. psychometrische Tests;
• Informationen aus den Gesprächen mit Ihnen;
• Einwanderungsstatus und Arbeitserlaubnis;
• berufliche Präferenzen wie die Bereitschaft zu reisen und/oder umzuziehen;
• Informationen, die bei Hintergrundüberprüfungen gewonnen wurden;
• Informationen über frühere Bewerbungen, die Sie bei NTT Ltd. eingereicht haben, und/oder über frühere Beschäftigungsverhältnisse bei NTT Ltd;
• Informationen, die wir von unseren verbundenen Unternehmen oder Tochtergesellschaften erhalten haben, bei denen Sie sich beworben haben und/oder bei denen Sie früher beschäftigt waren;
• Informationen, die von Dritten erhalten wurden, einschließlich von dritten Vermittlungsfirmen oder Personalvermittlern.

Wir erheben oder verarbeiten keine sensiblen personenbezogenen Daten über Sie, wie z. B. ethnische Zugehörigkeit, Gesundheitsinformationen, Gewerkschaftsmitgliedschaften, philosophische Überzeugungen oder sexuelle Orientierung, es sei denn, dies ist erforderlich, um die geltenden Gesetze einzuhalten, oder mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Informationen zur Verfügung zu stellen, die wir anfordern, aber wenn Sie dies nicht tun und dies notwendig ist, um mit Ihrer Bewerbung für eine Beschäftigung fortzufahren, können wir dies möglicherweise nicht tun.

3. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Weise erfassen, unter anderem:

• direkt von Ihnen;
• wenn Ihre personenbezogenen Daten über die Websites übermittelt werden;
• aus öffentlich zugänglichen Datenbanken;
• von Websites zur sozialen Vernetzung, auch wenn Sie einen Link zu Ihrem Profil auf einer Website zur sozialen Vernetzung als Teil Ihrer Bewerbung einfügen;
• von Dritten, einschließlich Personalvermittlern und Anbietern von Hintergrundüberprüfungen.

Wenn Sie die Websites nutzen, können wir und Dritte, die wir beauftragen, durch die Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien automatisch Daten erheben, einschließlich personenbezogener Daten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Cookies und ähnliche Technologien“ unten.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den in dieser Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung dargelegten Zwecken verarbeiten, können wir uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen stützen, je nach dem Zweck, für den die Verarbeitung erfolgt:

• unsere berechtigten Interessen als globaler Arbeitgeber oder die eines Dritten, einschließlich für die Zwecke der Personalverwaltung, der Verwaltung unserer Interaktionen mit Ihnen und der Führung von Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeitern; es sei denn, unsere Interessen werden durch Ihre Interessen oder Grundrechte oder -freiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überlagert;
• für die Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags, wenn Sie bei uns beschäftigt sind;
• wenn dies erforderlich ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen;
• um die lebenswichtigen Interessen einer Person zu schützen;
• wenn Sie zugestimmt haben.

5. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten nutzen, um:

• Sie während des gesamten Rekrutierungsprozesses zu identifizieren und zu kontaktieren;
• unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, unsere internen Datenbanken zu durchsuchen, um uns bei der Besetzung offener Stellen zu helfen;
• Sie über aktuelle oder potenzielle Stellenangebote zu informieren, wenn Sie diese Informationen anfordern;
• Ihre Eignung für aktuelle Stellenangebote bei uns zu ermitteln;
• Ihre Bewerbung zu bearbeiten und im Falle einer erfolgreichen Bewerbung die Einzelheiten Ihrer Beschäftigung bei uns zu erfahren;
• die von Ihnen oder von Dritten zur Verfügung gestellten Informationen, einschließlich Qualifikationen und Referenzen, zu überprüfen;
• Verwaltungsaufgaben wahrzunehmen (z. B. Führen von Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Rekrutierung und Einstellung von Personal);
• unseren Bewerberpool zu analysieren, um besser zu verstehen, wer sich bei NTT Ltd. um eine Stelle bewirbt und wie wir die besten Talente anziehen können;
• Online-Interviews zur Überprüfung durch Personalverantwortliche aufzuzeichnen, wenn Sie der Aufzeichnung ausdrücklich zustimmen;
• Sie in unsere Datenbank aufnehmen, um künftig Benachrichtigungen über unsere Stellenangebote und Veranstaltungen zu erhalten, sofern Sie sich dafür registriert haben;
• die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten;
• Gerichtsverfahren zu führen oder zu verteidigen;
• unsere Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse zu verbessern;
• zur Unterstützung bei der Verwaltung unseres globalen Rekrutierungsprogramms und der Planung von Rekrutierungskampagnen.

Wenn Sie bei NTT Ltd. beschäftigt sind, können wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um:

• Ihre Identität und Ihre Angaben, Ihr Recht auf Arbeit, Ihre Beschäftigungsgeschichte, Ihre akademischen Qualifikationen und Ihre beruflichen Fähigkeiten zu überprüfen;
• Hintergrundüberprüfungen, einschließlich der Überprüfung des Strafregisters (soweit gesetzlich zulässig), durchzuführen;
• Ihre Beschäftigungsdaten zu bearbeiten;
• Ihnen bei der Beschaffung von Arbeitsvisa und -genehmigungen behilflich zu sein.

6. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Da wir ein globaler Arbeitgeber sind, können im Rahmen des Rekrutierungsprozesses Personen in verschiedenen Ländern an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beteiligt sein. Wir können Ihre personenbezogenen Daten zu den in dieser Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung genannten Zwecken (soweit zutreffend) weitergeben an:

• autorisiertes Personal von NTT Ltd., einschließlich HR-Personal wie Personalchefs, andere Interviewer sowie IT- und Verwaltungspersonal;
• autorisiertes Personal unserer verbundenen Unternehmen und/oder Tochtergesellschaften, die verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten an uns weiterzugeben, oder an die wir Ihre personenbezogenen Daten aus legitimen Gründen weitergeben müssen;
• Vertreter und professionelle Berater von NTT Ltd;
• Drittanbieter, die Services für NTT Ltd. erbringen, einschließlich Vermittlungsfirmen und Personalvermittler;
• autorisiertes Personal von Drittanbietern, einschließlich Unternehmen, die Hintergrundüberprüfungen durchführen. Diese Unternehmen können ihren Sitz in einem anderen Land als dem haben, in dem Ihre personenbezogenen Daten erhoben werden, und können Daten aus anderen Ländern erhalten, in denen Sie gelebt, gearbeitet oder studiert haben;
• Prüfer und Ermittler im Zusammenhang mit internen und externen Audits und Untersuchungen;
• unsere verbundenen Unternehmen und Tochtergesellschaften. Für die Verwaltung gemeinsam genutzter personenbezogener Daten ist NTT Ltd. verantwortlich.
• an Dritte, um auf Ihren Wunsch oder mit Ihrer Zustimmung Referenzen zu erstellen, wenn Sie der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zustimmen;
• in Verbindung mit einem Joint Venture, einer Fusion, einem Verkauf von Unternehmensvermögen, einer Konsolidierung oder Umstrukturierung, einer Finanzierung oder einer Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Geschäfts durch ein anderes Unternehmen;
• als Antwort auf ein Auskunftsersuchen einer zuständigen Behörde in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen, Verordnungen oder rechtlichen Verfahren oder aufgrund einer solchen Anforderung;
• wenn dies erforderlich ist, um Gerichtsverfahren, Gerichtsbeschlüssen oder behördlichen Anordnungen nachzukommen;
• zum Schutz der Rechte, des Eigentums oder der Sicherheit von NTT Ltd, seiner Geschäftspartner, von Ihnen oder anderen, oder wie anderweitig nach geltendem Recht erforderlich.

Alle Dritten, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind vertraglich dazu verpflichtet, angemessene Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen, und sind nicht berechtigt, personenbezogene Daten für andere Zwecke als den Zweck zu verwenden, für den ihnen personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden oder für den sie auf diese zugreifen dürfen.

7. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

NTT Ltd verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten durch die Verwendung einer Kombination aus physischen, administrativen und technischen Sicherheitsvorkehrungen vor Vernichtung, Verlust, Änderung, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung, ob versehentlich oder rechtswidrig, zu schützen und Drittanbieter, denen wir Ihre personenbezogenen Daten offenlegen, vertraglich zu verpflichten, dies ebenfalls zu tun.

8. Grenzüberschreitende Übertragung

Da wir ein globaler Arbeitgeber sind, können Ihre personenbezogenen Daten von autorisierten Mitarbeitern, Personalvermittlern und Interviewern von NTT Ltd sowohl in dem Land, in dem die Stelle lokalisiert ist, für die Sie sich bewerben, als auch von Personalvermittlern und Interviewern, die in anderen Ländern für NTT Ltd arbeiten, in Zusammenhang mit den obenstehenden Zwecken und in Einklang mit dieser Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung abgerufen werden. Wie oben erwähnt, können Ihre personenbezogenen Daten auch von autorisiertem Personal der verbundenen Unternehmen und/oder Tochtergesellschaften von NTT Ltd. in Verbindung mit den obenstehenden Zwecken und in Einklang mit dieser Datenschutzerklärung für Bewerber oder den Datenschutzerklärungen für Bewerber der entsprechenden verbundenen Unternehmen oder Tochtergesellschaften abgerufen werden.

Für Einzelpersonen im Europäischen Wirtschaftsraum (der „EWR“) oder in der Schweiz: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten von einem Standort innerhalb des EWR oder der Schweiz in ein Land außerhalb des EWR oder der Schweiz übertragen und dieses Land kein Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet, das die Europäische Kommission („Kommission“) für angemessen hält, verwenden und befolgen wir die von der Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln („SVK“), um personenbezogene Daten rechtmäßig zu übermitteln. Eine Kopie dieser Sicherheitsmaßnahmen erhalten Sie, indem Sie uns wie im Abschnitt „Kontakt“ unten beschrieben kontaktieren.

9. Ihre Rechte nach den Datenschutzgesetzen im EWR

NTT Ltd befolgt die geltenden Datenschutzgesetze im EWR, die Ihnen bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten gewähren (wenn Sie ein EU-Bürger sind), vorbehaltlich bestimmter rechtlicher Ausnahmen. Ihre Rechte umfassen:

• das Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben;
• das Recht, unrichtige personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unverzüglich zu berichtigen und unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung unvollständige personenbezogene Daten über Sie vervollständigen zu lassen;
• das Recht, von uns zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen unverzüglich gelöscht werden (Recht auf Vergessenwerden);
• das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken;
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen ungehindert an einen Dritten zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit); wenn wir personenbezogene Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen;
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen (einschließlich eines Profilings);
• wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solchem Direktmarketing in Verbindung steht;
• das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die für Sie rechtliche Folgen hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Sie können eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie glauben, dass Ihre Datenschutzrechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten von NTT Ltd verletzt wurden oder dass Ihre personenbezogenen Daten in irgendeiner Weise kompromittiert wurden. Eine Liste der Datenschutzbehörden finden Sie unter https://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080.

Sie können uns mit Anfragen, Beschwerden oder Fragen bezüglich dieser Rechte wie im Abschnitt „Kontakt“ unten beschrieben kontaktieren.

In ähnlicher Weise können Personen in Ländern außerhalb des EWR und der Schweiz ihre Rechte gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen ausüben, indem sie uns wie im Abschnitt „Kontakt“ unten beschrieben kontaktieren.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Wenn Sie auf die Websites von NTT Ltd. zugreifen, verwenden wir Cookies (kleine Textdateien mit einer eindeutigen ID-Nummer, die auf Ihrem PC oder Gerät platziert werden) und ähnliche Technologien, einschließlich Skripts, eingebetteter Weblinks, Web Beacons, Local Shared Objects (Flash-Cookies) und Local Storage (HTML 5). Wir verwenden Cookies, um uns dabei zu unterstützen:

• es Ihnen zu ermöglichen, sich auf unseren Websites anzumelden;
• Sie zu authentifizieren;
• Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, nachzuverfolgen;
• Ihre Browsing-Erfahrung zu verbessern;
• unsere Interaktionen mit Ihnen zu personalisieren;
• Ihre Präferenzen und Einstellungen zu speichern und zu verwalten;
• statistische Daten zusammenzustellen;
• die Leistung und Nutzerfreundlichkeit unserer Websites zu analysieren;
• Messung der Verkehrsströme auf der Website; und
• herauszufinden, welche Bereiche unserer Websites besucht wurden.

Diese Technologien erheben Informationen, die Ihr Browser an unsere Websites sendet, darunter Ihren Browsertyp, Informationen über Ihre IP-Adresse (eine eindeutige Kennung, die Ihrem Computer oder Gerät zugeordnet ist und die es Ihrem PC oder Gerät ermöglicht, über das Internet zu kommunizieren), zusammen mit Datum, Uhrzeit und Dauer Ihres Besuchs, den von Ihnen aufgerufenen Webseiten und den von Ihnen angeklickten Links.

Unsere Websites können zudem Web Beacons oder ähnliche Technologien von externen Analyseanbietern enthalten, über die diese Informationen über Ihre Online-Aktivitäten auf unseren Websites erheben, um uns bei der Erstellung aggregierter Statistiken zu helfen.

Weitere Informationen darüber, wie wir Cookies und andere Technologien verwenden, erhalten Sie in unserer Cookie-Richtlinie, die Sie auf unserer Website finden.

11. Links zu Websites und Anwendungen Dritter

Unsere Websites können Links zu Websites unserer verbundenen Unternehmen oder Tochtergesellschaften oder zu Websites und Anwendungen von Drittanbietern enthalten. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken oder Inhalte solcher Websites und Anwendungen verantwortlich und geben diesbezüglich keine Zusicherungen oder Gewährleistungen ab. Ihre Nutzung solcher Websites und Anwendungen unterliegt der Datenschutzerklärung des Anbieters, dem diese Website oder Anwendung gehört, und Ihre Nutzung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko.

12. Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist, es sei denn, es ist eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, Streitigkeiten beizulegen, unsere Vermögenswerte zu schützen oder Vereinbarungen durchzusetzen. Zu den Kriterien, die wir bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen zugrunde legen, gehört, ob:

• wir gesetzlich, vertraglich oder anderweitig verpflichtet sind, personenbezogene Daten aufzubewahren, oder im Rahmen einer Untersuchung oder zu Prozesszwecken;
• personenbezogene Daten für die korrekte Führung geschäftlicher und finanzieller Aufzeichnungen erforderlich sind;
• es automatisierte Mittel gibt, mit denen Sie jederzeit auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese löschen können;
• es sich um sensible personenbezogene Daten handelt, die wir in der Regel für einen kürzeren Zeitraum aufbewahren;
• Sie eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren dürfen; in diesem Fall werden wir die personenbezogenen Daten entsprechend Ihrer Einwilligung aufbewahren.

Wenn Sie ein Mitarbeiter von NTT Ltd. werden, werden die während des Einstellungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten Teil Ihrer Mitarbeiterakte, die wir während Ihrer Beschäftigung und für einen Zeitraum (gemäß den Datenschutzgesetzen des jeweiligen Landes) nach Beendigung Ihrer Beschäftigung bei NTT Ltd. aufbewahren.

Wenn wir Sie nicht einstellen, können wir personenbezogene Daten, die während Ihrer Bewerbung erhoben wurden, für einen Zeitraum von zwölf Monaten ab der letzten Mitteilung an Sie (oder für einen anderen Zeitraum, der von den länderspezifischen Datenschutzgesetzen vorgeschrieben ist) aufbewahren und verwenden:

• um Sie für neue Stellen in Betracht zu ziehen;
• für die Systemadministration;
• um Recherchen und Analysen durchzuführen; und
• um Sie einzuladen, dem Talentnetzwerk von NTT Ltd. beizutreten. Wenn Sie sich dagegen entscheiden, werden wir diese Information aufnehmen und nur die geringstmögliche Menge personenbezogener Daten aufbewahren, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass wir Sie nicht erneut mit Bezug auf das Talentnetzwerk kontaktieren.

Wir bewahren im Anschluss daran die geringstmögliche Menge Ihrer personenbezogenen Daten auf, die erforderlich ist, um Ihre Rekrutierungsinteraktionen mit uns aufzuzeichnen.

13. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung

Wir können unsere Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung jederzeit aktualisieren. Wenn wir dies tun, werden wir den Abschnitt „Letzte Aktualisierung“ unten in dieser Datenschutzerklärung für Bewerber aktualisieren.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung für Bewerber regelmäßig zu überprüfen, damit Sie über unsere Datenschutzpraktiken informiert bleiben.

14. Kontakt

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Ihre personenbezogenen Daten von NTT Ltd. verarbeitet werden, wenn Sie datenschutzrechtliche Bedenken haben oder eine Anfrage oder Beschwerde in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten einreichen möchten, wenden Sie sich bitte unter folgender E-Mail-Adresse an die Rechtsabteilung des Konzerns: Group.Legal@global.ntt

Zuletzt geändert: 25. Juni  2019