Die Bedeutung von App-Rationalisierung im Multicloud-Zeitalter

Wenn Ihr Unternehmen sich in die Cloud verlagert, sollten Anwendungen, die sich in der Cloud befinden, im Rahmen Ihrer übergeordneten Multicloud-Strategie rationalisiert und modernisiert werden.

Dieser Prozess wird App-Rationalisierung genannt und entfernt Anwendungen mit veralteten, überlappenden und doppelten Fähigkeiten. Ziel ist es, die Ressourcen des Anwendungsportfolios zu optimieren, Kosten zu reduzieren und Mitarbeitenden aller Funktionen, wie Sales, Finanzen, HR und Einkauf, ein einheitliches Erlebnis zu bieten.

Vor vier Jahren sammelte NTT DATA seine eigenen Erfahrungen mit App-Rationalisierung, als wir über 50.000 Mitarbeitenden aus 31 Unternehmen zu einer einzigen Organisation zusammenbringen mussten.

So sind wir dabei vorgegangen.

Konsolidierung von 2.200 Apps unter einer Standard-Architektur

Um unseren Mitarbeitenden die Arbeit und Zusammenarbeit mit digitalen Tools in einer sicheren und vertrauenswürdigen Umgebung zu vereinfachen, gab es organisatorisch viel zu tun.     

Das neu integrierte Unternehmen verfügte über mehr als 25.000 Server und über 2.200 Anwendungen. Workloads wurden in etwa 50 Rechenzentren gehostet. Aus dieser Komplexität ergab sich eine ineffiziente Ressourcenverteilung und die Verbesserung unseres Sicherheitsstatus war schwierig. Ebenso war es nicht einfach, in Bezug auf Governance und finanzielle Kontrolle einen Überblick über unsere Umgebung zu erhalten.

Wir mussten unsere Anwendungen unter einer Standardarchitektur konsolidieren, um die Bereitstellung und Unterstützung neuer Hosting-Plattformen zu vereinfachen, unsere Cloud-Ausgaben zu optimieren und die Sicherheit zu erhöhen.  

Wir entschieden uns für eine Cloud-First-Strategie mit Azure Cloud.

Eine Gelegenheit, große Probleme zu lösen

Der Prozess der App-Rationalisierung ist ein größeres Vorhaben, das einige Herausforderungen birgt.

Wir begannen mit der Identifizierung der zu lösenden Probleme:

• Unterschiedliche Systeme und Geschäftsprozesse: Ein wichtiger erster Schritt bei der App-Rationalisierung besteht darin, die Richtlinien, Prozesse und Systeme der unterschiedlichen Geschäftseinheiten genau zu verstehen. Zu dieser Analyse gehört, anhand einer Aufstellung dieser Systeme zu entscheiden, was zu einer Interim- oder endgültigen Plattform migriert werden kann.
  
  In unserem Fall mussten wir eine Interim-Plattform definieren, weil gewisse Faktoren unseren Zeitplan für die endgültige Implementierung begrenzten. Wir wollten nicht, dass unsere Geschäftseinheiten verschiedene Plattformen nutzen, daher war eine einheitliche Interim-Plattform der logische Schritt.

• Unkontrollierbare Kosten: Unterschiedliche Systeme bedeuten unterschiedliche Support-Teams, unterschiedliche Infrastrukturen und unterschiedliche Lizenzen. Durch die Konsolidierung von Anwendungen können Unternehmen ihre Support-Kosten senken, die Infrastruktur optimieren und ihren Mitarbeitenden ein effizienteres und einheitlicheres Erlebnis bieten. Dies wiederum kann die Produktivität erhöhen.
  
  Mit einer detaillierten Analyse unserer Systeme konnten wir Einsparmöglichkeiten in allen Unternehmensbereichen identifizieren.

• Sicherheitsrisiken: Vorhandene Systeme bringen Sicherheitsprobleme mit sich, insbesondere wenn es ältere Anwendungen mit auslaufenden, problemanfälligen oder nicht unterstützten Komponenten gibt. Der Rationalisierungsprozess war für uns eine Chance, unsere Sicherheit zu verbessern, indem wir Anwendungen auslaufen ließen, deren Ende der Lebensdauer bevorstand.

7 gewonnene Erkenntnisse

Nach der Entwicklung einer Strategie zur Lösung dieser Probleme auf unserem Weg zur Multicloud-Umgebung, konnten wir mithilfe der App-Rationalisierung die Zahl der aufrufbaren Anwendungen von 1095 im Jahr 2021 auf 736 im Jahr 2022 und bis Ende 2023 voraussichtlich auf 497 reduzieren.

Dabei haben wir einige wertvolle Erkenntnisse gewonnen:

1. Definieren Sie eine klare Strategie: Soll mit der App-Rationalisierung direkt der Sollzustand erreicht werden oder soll es eine Interim-Plattform geben? Eine klare Strategie ist entscheidend, um Mitarbeitenden nicht mit plötzlichen oder mehrfachen Veränderungen der Arbeitsumgebung zu konfrontieren.
2. Sichern Sie sich die Unterstützung von (fast) allen Stakeholdern: Die Menschen verzichten nicht gern auf die Ressourcen und Anwendungen, die sie im Laufe der Jahre entwickelt haben. Um in diesen Fällen den Wert von gemeinsamen Plattformen zu realisieren, sollten alle im Unternehmen hinter dem Projekt stehen. Nehmen Sie sich Zeit, Funktionsbereiche einzubeziehen und zu überzeugen, bis Sie auf deren Unterstützung zählen können.
3. Führen Sie die Umsetzung sukzessive durch: Es empfiehlt sich, eine App-Rationalisierung in Phasen aufzuteilen, in Abhängigkeit von den Geschäftsprioritäten. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick und ein Verständnis der lokal vorhandenen Anwendungen, die zum Projekt gehören. Finden Sie dann einen Weg, diese Anwendungen so, wie sie sind, in die Cloud zu verlagern. Machen Sie dann ihre Architektur cloud-konform.
4. Standardisieren Sie Prozesse: Eine einheitliche Arbeitsweise aller Mitarbeitenden vereinfacht die Abläufe und verbessert das Mitarbeitererlebnis. Auch das Outsourcen standardisierter Prozesse an Drittanbieter wird einfacher.
5. Berücksichtigen Sie Gesetzgebung und Datenresidenz: Auch die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen wie z. B. Datenresidenz ist bei einer Rationalisierung unbedingt zu bedenken. Das gilt insbesondere für größere Unternehmen mit grenzüberschreitendem Geschäftsbetrieb.
6. Verhandeln Sie Lizenzkosten: Wenn große Unternehmen Lizenzen global verhandeln, kann dies Länder oder Regionen benachteiligen, die aufgrund von Unterschieden in der Kaufkraftparität vergleichsweise mehr bezahlen. Deshalb sollten Lizenzen aus der Perspektive dieser Länder verhandelt und Tools ausgewählt werden, die für alle bezahlbar sind. Das könnte auch ein zweistufiges Lizenzsystem bedeuten.
7. Gehen Sie bei der Einführung diszipliniert vor: Beim Übergang von alten zu neuen Systemen sollten Mitarbeitende so bald wie möglich Zugriff auf die zukünftigen Ressourcen erhalten. So lässt sich ein zwischenzeitlicher Produktivitätsverlust vermeiden, wenn die alten Funktionalitäten eingestellt werden.

Was kommt nach der App-Rationalisierung?

Unsere Erfahrung hat uns auch geholfen, unsere Kunden beim Wechsel in die Cloud besser zu unterstützen.

Wir betrachten den Prozess der App-Rationalisierung als eine kontinuierliche Weiterentwicklung – ein langfristiges Programm mit mehreren Phasen. Zu Beginn wird eine hohe Anzahl von Apps rationalisiert oder außer Betrieb genommen. Doch die Zahl dieser Anwendungen wird mit der Zeit schnell kleiner und folgt dem Verlauf einer Hockeyschläger-Kurve.

Mit der Konsolidierung von Anwendungen ist die Arbeit nicht getan. Sie haben jetzt eine solide Grundlage für ein konsolidiertes Anwendungs-Ökosystem und können damit beginnen, Prozesse zu modernisieren, Datenpools zu nutzen, erweiterte Technologien wie KI bereitzustellen und das Beste aus Ihrer  Multicloud-Umgebung herauszuholen – und Ihr Geschäft voranzubringen.

Zu diesem Artikel haben die folgenden NTT-Mitarbeiter beigetragen: Anand Patil, Director: Business Relationship Partner; Sathish Krishna, Director: Client Projects; und Richard Banfield, IT Information Systems Director.