Beim Sales Kick Off von NTT DATA in APAC stand die Nachhaltigkeit an erster Stelle

Vision

Ein nachhaltiger Ansatz bei der Planung von Veranstaltungen

Zu Beginn jedes Geschäftsjahres veranstaltet NTT DATA Kick-Off-Veranstaltungen für den Vertrieb weltweit. Dabei werden die Vertriebsteams über die Strategie für das Jahr informiert und alle Mitarbeiter an den Zielen und Schwerpunktbereichen des Unternehmens ausgerichtet. Im asiatisch-pazifischen Raum müssen sich dafür fast tausend Mitarbeiter aus 14 Ländern der gesamten Region an denselben Ort begeben. Die Veranstaltung 2023 war besonders wichtig, da dies der erste große, hybride Verkaufsstart (online und Präsenz) in der Region seit der Pandemie war und die erste Veranstaltung, die zusammen mit anderen Unternehmen der NTT-DATA-Gruppe unter deren neuer Marke stattfand. Dabei bot sich die Gelegenheit, neue Teams zusammenzubringen, ihre kombinierten Portfolios zu präsentieren und die Unternehmenskultur aufzubauen, um den Ton für das kommende Jahr zu setzen.

Nachhaltigkeit war bei der Planung der Veranstaltung ein entscheidender Aspekt: NTT DATA wollte die negativen Auswirkungen der Veranstaltung auf die Umwelt möglichst gering halten.

Transformation

Eine nachhaltige Veranstaltung für ein regionales Team

Um das Sales Kick-Off Event mit den globalen Nachhaltigkeitszielen von NTT DATA in Einklang zu bringen, erstellte das Event-Team gemeinsam mit einem Partner einen Nachhaltigkeitsplan, bei dem alle Aspekte der Veranstaltung berücksichtigt wurden, einschließlich der An- und Abreise, des Caterings, des Energieverbrauchs und des Abfalls.

Um unnötige Reisetätigkeit möglichst zu vermeiden, wurde den Teilnehmern eine virtuelle Option angeboten, die auf den Erfahrungen aus früheren Veranstaltungen aufbaute, die ausschließlich online abgehalten wurden.

Der Einsatz von Plastik während der Veranstaltung wurde vermieden, einschließlich der Beschilderungen, der Namensschilder und des Caterings. Zu den Mahlzeiten wurden fleischfreie Optionen angeboten, und durch die Partnerschaft mit Scholars of Sustenance, einer Stiftung in Thailand, die Lebensmittel rettet, wurden Lebensmittelabfälle möglichst vermieden.

Das gesamte bei der Veranstaltung verwendete Papier wurde nachhaltig beschafft. Die Namensschilder der Delegierten waren auf FSC-zertifiziertem Papier (Forest Stewardship Council) gedruckt und anschließend dem Recycling zugeführt. Auch eine Event-App zur digitalen Veröffentlichung der Agenda und Updates konnte den Verbrauch von Papier und Druckfarben senken.

Den Teilnehmern wurden lustige Fakten präsentiert, um sie über die Nachhaltigkeitsziele der Veranstaltung aufzuklären, und über einen QR-Code konnten Interessierte weitere Informationen erhalten.

Ergebnisse

Eine Veranstaltung, die messbar nachhaltig ist und die den Standard für zukünftige Initiativen setzt

Das Konzept der Nachhaltigkeit war von Anfang an in die Veranstaltung eingebettet. Mit Hilfe von TRACE, einer Plattform zur Messung der mit einer Veranstaltung verbundenen CO2-Emissionen, konnte das Team den gesamten CO2-Fußabdruck dieser Veranstaltung und den durchschnittlichen CO2-Fußabdruck pro Teilnehmer genau messen.

Eine hybride Veranstaltung, die das Reiseaufkommen auf ein Mindestmaß begrenzt

Mit dem Angebot einer vollständig hybriden Veranstaltung konnte NTT DATA 900 Teilnehmer an den Veranstaltungsort bringen, während weitere 500 virtuell teilnahmen. Damit konnten die Kosten und Umweltauswirkungen durch die An- und Abreise gesenkt werden.

Kein Plastik, keine Lebensmittelabfälle

Normalerweise würden bei einer solchen Veranstaltung pro Tag 600 Plastikflaschen verbraucht. Stattdessen sorgte das Team dafür, dass Wasserflaschen aus Glas statt aus Plastik verwendet wurden und konnte den Einsatz von Plastik möglichst vermeiden. Darüber hinaus wurden alle überschüssigen Lebensmittel an wohltätige Organisationen, die Menschen vor Ort und an Tierzuchtbetriebe gespendet. So konnte die Menge an Abfall, der auf Deponien landete, auf ein Mindestmaß begrenzt werden.

Ständiges Bewusstsein

Der Fokus auf Nachhaltigkeit endete nicht mit der Veranstaltung: Die Ergebnisse dieser Bemühungen wurden anschließend allen Delegierten mitgeteilt, um das Bewusstsein für die Themen Nachhaltigkeit und Klimawandel zu schärfen.